Tu vysvetľujeme, aké osobné údaje spracúvame pri prevádzke Certixu, prečo, ako dlho, komu ich poskytujeme a aké máte práva. Riadime sa nariadením (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
1. Prevádzkovateľ a údaje o firme
- Obchodné meno
- BFOCUS Works s. r. o.
- Sídlo
- Cintorínska 7669/12, 811 08 Bratislava
- IČO, DIČ, IČ DPH
- 57 424 764, 2122730489, SK2122730489
- Zápis
- Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 195833/B
- info@certix.sk
- Telefón
- +421 908 854 050
- Orgány dozoru
- Inšpektorát SOI pre Bratislavský kraj, Bajkalská 21/A, P. O. BOX č. 5, 820 07 Bratislava
Inšpektorát práce Bratislava, Za kasárňou 315/1, 832 64 Bratislava
Zodpovednú osobu sme neurčili, zákon nám to neukladá. S otázkami k osobným údajom nám píšte na info@certix.sk.
2. Kedy sme prevádzkovateľ a kedy sprostredkovateľ
Prevádzkovateľ sme pri údajoch, ktoré potrebujeme na poskytovanie a ochranu Certixu: registrácia, používateľské účty, prihlásenie, komunikácia s Vami, novinky so súhlasom a záznamy servera. Tých sa týka táto stránka.
Sprostredkovateľ sme pri údajoch, ktoré do Certixu vloží firma o svojich zákazníkoch, zamestnancoch a zariadeniach. Prevádzkovateľom je vtedy táto firma a údaje spracúvame v jej mene podľa článku 12 podmienok používania. So žiadosťou o tieto údaje sa obráťte na firmu, pomôžeme jej ju vybaviť.
3. Aké údaje spracúvame, prečo a na akom základe
Registrácia skúšobného účtu
Údaje: meno a priezvisko, e-mail, telefón (ak ho uvediete), údaje firmy (názov, IČO, DIČ, IČ DPH, sídlo, čím sa zaoberá), čas súhlasu s podmienkami a s novinkami, IP adresa a prehliadač pri registrácii.
Prečo: založiť účet, overiť e-mail kódom a zabrániť zneužitiu (roboty, opakované registrácie).
Základ: plnenie zmluvy a opatrenia pred jej uzavretím (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR), pri IP adrese a ochrane pred zneužitím náš oprávnený záujem na bezpečnosti služby (písm. f).
Účet a používanie Certixu
Údaje: meno, e-mail, telefón, rola a firma, čas posledného prihlásenia, IP adresa pri žiadosti o prihlasovací kód, záznam zmien v aplikácii (kto a kedy čo zmenil).
Prečo: poskytovanie Certixu, bezpečnosť a dohľadateľnosť zmien.
Základ: plnenie zmluvy (písm. b) a oprávnený záujem na bezpečnosti (písm. f).
Ochrana prihlásenia
Údaje: pokusy o prihlásenie: čas, IP adresa a e-mail, ten však len ako odtlačok (hash), z ktorého sa adresa nedá prečítať.
Prečo: obmedziť hádanie kódov, pozastaviť prihlásenie po opakovaných nesprávnych kódoch a upozorniť na útok.
Základ: oprávnený záujem na bezpečnosti (písm. f).
E-maily o účte a službe
Údaje: e-mail a meno.
Prečo: prihlasovacie kódy, maily o konci skúšky a pred zmazaním údajov, bezpečnostné upozornenia a pripomienky termínov, ktoré si v Certixe vediete. Nie sú to reklamné maily a prestanú so zrušením účtu.
Základ: plnenie zmluvy (písm. b).
Novinky o Certixe
Údaje: e-mail, meno, firma a čím sa zaoberá, len ak ste pri registrácii zaškrtli súhlas (políčko je predvolene prázdne).
Prečo: posielať novinky o Certixe.
Základ: Váš súhlas (písm. a) podľa zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách. Súhlas môžete kedykoľvek odvolať odkazom v každom maile s novinkami alebo e-mailom na info@certix.sk. Odvolanie sa nedotkne spracúvania pred ním.
Pokračovanie po skúške
Údaje: kontakt a údaje firmy z registrácie, čas, keď ste klikli na Chcem pokračovať.
Prečo: ozvať sa Vám s ponukou a dohodnúť ostrý účet.
Základ: opatrenia pred uzavretím zmluvy na Vašu žiadosť (písm. b).
Platby a faktúry
Údaje: fakturačné údaje firmy (názov, sídlo, IČO, DIČ, IČ DPH), e-mail na faktúry, zvolený balík a obdobie, platby (dátum, suma, spôsob a či prebehla).
Prečo: vystaviť a doručiť faktúru, prijať platbu, viesť účtovníctvo a pri neuhradenej platbe upozorniť a obmedziť účet podľa podmienok.
Základ: plnenie zmluvy (písm. b) a pri faktúrach a účtovníctve zákonná povinnosť (písm. c) podľa zákona o účtovníctve a zákona o DPH.
Hlásenia problémov
Údaje: text hlásenia, stránka a veľkosť okna, z ktorých ste ho poslali, priložené snímky obrazovky a Váš účet.
Prečo: nájsť a opraviť chybu.
Základ: plnenie zmluvy (písm. b) a oprávnený záujem na fungovaní služby (písm. f).
Spracovanie dokumentov pomocou AI
Údaje: obsah dokumentu, ktorý nahráte do importu alebo cenovej ponuky z dopytu. Môžu v ňom byť mená, kontakty či podpisy.
Prečo: prečítať z dokumentu zariadenia či položky ponuky. Spustí sa len vtedy, keď funkciu použijete.
Základ: plnenie zmluvy (písm. b). Pri údajoch zákazníkov firmy ide o spracúvanie v mene firmy (článok 2).
Záznamy servera
Údaje: IP adresa, čas, adresa stránky a prehliadač pri každej požiadavke; v záznamoch aplikácie aj e-mail, s ktorým sa niekto skúšal prihlásiť, a adresy, na ktoré odišla pošta.
Prečo: bezpečnosť a riešenie chýb.
Základ: oprávnený záujem na bezpečnosti a fungovaní služby (písm. f).
Pri doplnení údajov firmy z registra (pri registrácii a pri zákazníkoch) posielame verejným registrom (register účtovných závierok, register právnických osôb, obchodný register a VIES) len IČO alebo názov firmy, nie Vaše osobné údaje. Údaje nepredávame a nikomu ich neposkytujeme na marketing.
4. Ako dlho údaje uchovávame
| Údaje | Ako dlho |
|---|---|
| Nedokončená registrácia (kód nebol zadaný) | 30 dní |
| Skúšobná firma a všetky jej údaje | počas skúšky (30 dní) a 30 dní po jej skončení, 7 dní pred zmazaním Vás upozorníme; ak ste nám dali vedieť, že chcete pokračovať, nič nezmažeme, kým sa nedohodneme |
| Kontakt z registrácie bez súhlasu s novinkami | zmažeme ho spolu so skúšobnou firmou |
| Kontakt so súhlasom s novinkami (meno, e-mail, firma, čím sa zaoberá) | do odvolania súhlasu; telefón a IP adresu zmažeme už spolu so skúšobnou firmou |
| Ostrý účet a jeho údaje | počas trvania zmluvy a do 30 dní po jej skončení; faktúry 10 rokov podľa zákona o účtovníctve |
| Pokusy o prihlásenie a prihlasovacie kódy | 30 dní |
| Záznamy servera o požiadavkách | 14 dní |
| Záznamy aplikácie | 3 mesiace |
| Hlásenia problémov a záznam zmien v aplikácii | kým trvá účet firmy |
| Šifrované zálohy | denné 14 dní, mesačné 12 mesiacov; zo záloh zmazané údaje zmiznú najneskôr po 12 mesiacoch, zálohy používame len na obnovu po poruche |
5. Komu údaje poskytujeme
Údaje spracúvajú za nás títo sprostredkovatelia, každý len v rozsahu, ktorý potrebuje na svoju úlohu, a viazaný zmluvou o spracúvaní údajov:
| Kto | Na čo | Kde |
|---|---|---|
| GUSSO s.r.o., Slovensko | vývoj a technická prevádzka Certixu | EÚ |
| INTERNET CZ, a.s. (Forpsi), Česko | server aplikácie a databázy | EÚ |
| Webglobe, Slovensko | e-mailové schránky domény certix.sk a odosielanie e-mailov | EÚ |
| Oracle Cloud Infrastructure, dátové centrum vo Frankfurte, Nemecko | uloženie záloh; zálohu šifrujeme ešte pred odoslaním, Oracle jej obsah nevidí | EÚ |
| Cloudflare, Inc., USA | ochrana a doručovanie stránok, cez Cloudflare prechádza všetka komunikácia s certix.sk | USA: rámec EÚ a USA pre ochranu údajov (Data Privacy Framework), záložne štandardné zmluvné doložky |
| OpenAI Ireland Ltd., Írsko | čítanie nahraných dokumentov pomocou AI, len keď ho spustíte; podľa podmienok OpenAI pre API sa údaje nepoužívajú na trénovanie modelov a uchovávajú sa najviac 30 dní | aj USA: štandardné zmluvné doložky Európskej komisie |
| Doklado s.r.o., Slovensko | vystavenie a doručenie faktúr, od 1. 1. 2027 elektronických faktúr cez sieť Peppol | EÚ |
Orgánom verejnej moci poskytneme údaje len vtedy, keď nám to ukladá zákon, napríklad údaje z faktúr finančnej správe podľa zákona o DPH.
6. Prenos mimo Európskej únie
Aplikácia, databáza aj zálohy sú v Európskej únii. Mimo nej, do USA, sa údaje môžu dostať cez dvoch sprostredkovateľov: Cloudflare (každá požiadavka na certix.sk) na základe rámca EÚ a USA pre ochranu údajov a záložne štandardných zmluvných doložiek, a OpenAI (len dokumenty, ktoré pošlete na spracovanie pomocou AI) na základe štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie.
7. Vaše práva
- Prístup k údajom, ktoré o Vás spracúvame, a ich kópia (čl. 15 GDPR).
- Oprava nesprávnych alebo neúplných údajov (čl. 16).
- Vymazanie údajov, ak už nie sú potrebné alebo ste odvolali súhlas (čl. 17).
- Obmedzenie spracúvania (čl. 18) a prenosnosť údajov (čl. 20).
- Námietka proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu (čl. 21).
- Kedykoľvek odvolať súhlas s novinkami.
- Podať sťažnosť dozornému orgánu: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk.
Práva si uplatníte e-mailom na info@certix.sk. Odpovieme najneskôr do jedného mesiaca. Aby sme údaje nevydali niekomu inému, môžeme Vás požiadať o overenie totožnosti, zvyčajne stačí napísať z adresy, ktorú v Certixe máte.
8. Ako údaje chránime
Spojenie je šifrované, údaje každej firmy sú oddelené už v databáze a každý vidí len to, čo mu jeho rola dovoľuje. Do Certixu sa prihlasuje jednorazovým kódom bez hesla, s limitmi a pozastavením prihlásenia po opakovaných nesprávnych kódoch. Zmeny v aplikácii sa zaznamenávajú. Zálohy sa robia každú noc, šifrujú sa ešte na našej strane a ukladajú mimo servera aplikácie. K serveru majú prístup len správcovia, a to len cez kryptografické kľúče.
9. Automatizované rozhodovanie
Nerobíme automatizované rozhodnutia s právnymi či podobne závažnými účinkami ani profilovanie.
10. Cookies
Certix používa len nevyhnutné cookies, bez merania návštevnosti a bez reklamy. Zoznam je na stránke Cookies a úložisko v prehliadači.
11. Zmeny týchto zásad
Zásady upravíme, keď sa zmení to, ako údaje spracúvame. O podstatnej zmene dáme vedieť e-mailom používateľom, ktorých sa týka. Dátum účinnosti je hore na stránke.